Să discutăm un pic despre cum este în prezent și despre cum ar trebui să fie layout-ul biroului într-o firmă de dezvoltare software.

Am mai atins problema birourilor în IT în articolul cu titlul auto-descriptiv “Biroul open-space în IT e o idee proastă”. Însă, se pare că suntem într-un trend al open-space-ului ce nu o să dispară curând, așa că hai să vedem totuși cum se poate eficientiza această configurație.

În general, birourile de dezvoltare software din România (și din ce am văzut și în alte țări ca Elveția, Franța, Italia) au aceeași configurație a biroului open-space. Birouri în linie – 2,3 sau 4 persoane pe o linie. În fața lor, cu birourile lipite, aceeași linie. În spate lor, la distanță de maxim 1,5 – 2 metri, un rând identic de birouri. În total, maxim 16 oameni. Eventual, de partea cealaltă a coridorului mai poate exista încă un set de birouri, în oglindă. Configurația este aceasta:

 

 

Am lucrat probabil cu toții în acest tip de birou, așa că le știm foarte bine detaliile și dezavantajele. Știm și ordinea în care se ocupă aceste birouri. Ultimul venit (sau cel mai junior/internul, în funcție de companie) primește biroul de lângă coridor, cel cu cea mai mare lipsă de intimitate pentru că toată lumea îi vede ecranul. Această mică “tradiție” ar trebui să dea de gândit angajatorilor, legat de ce apreciază angajații în primul rând. Da, este vorba de intimitate/privacy (termenul “privacy” pare să se potrivească mai bine totuși în mediul profesional).

Argumentul principal pe care-l dau companiile în utilizarea acestui layout este legat de costuri. Știu că chiria pe spațiu este scumpă și că angajatorii încearcă să optimizeze la maxim metrii-pătrați pe care îi au la dispoziție, așa că am făcut un pic de research și am găsit o configurație ce oferă mult mai multe avantaje, în același spațiu. Ar arăta cam așa:

Marele avantaj al acestui tip de layout este că oferă un pic mai multă intimitate angajaților. Să ne gândim la managerii echipei. Oamenii aceștia lucrează uneori la lucruri sensibile din punct de vedere al privacy-ului. Poate scriu un performance review, poate citesc un email cu vești proaste de la CEO-ul companiei. E unul dintre rolurile ce are nevoie mare de intimitate.

Trecând peste avantajul privacy-ului crescut, acest tip de birouri “insulă” creează și senzația de spațiu personal. Ce este neapărat necesar totuși la acest tipuri de birouri sunt despărțitoarele de birou, ca să nu-și poate pune/verse colegul punga de chips-uri pe biroul tău. Este important să nu fie foarte înalte, pentru a nu îngrădi comunicarea.

De asemenea, un alt avantaj al acestui layout este că nu este nevoie de achiziționarea altor tipuri de birou, birourile folosite fiind cele standard, dreptunghiulare, folosite și la layout-ul clasic. Companiile ce au un pic mai mult spațiu (și bani) la dispoziție pot folosi un layout asemănător, tot de tip “insulă”, dar cu birouri mai mari.  Ca acesta:

Cam aceasta este sugestia mea pentru layout-ul birourilor de tip open-space. Nu pot să trec totuși peste analiza layout-ului biroului și să nu menționez că acele companii ce folosesc metodologia Agile/Scrum sau altele asemănătoare și vor să obțină performanțe, este aproape obligatoriu să ofere birouri separate, închise, pentru fiecare echipă în parte. De ce? Care ar fi avantajele?

  • Comunicare verbală rapidă cu colegii de echipă. Nu trebuie să-ți faci griji că colegii din alte echipe vor asista la discuții inutile lor.
  • Ședințe ad-hoc. Este suficient un gest din mână pentru a porni o ședință acolo, pe loc, cu toți membrii echipei. Din nou, poți face asta fără să deranjezi colegii din alte echipe.
  • Spațiul poate fi folosit în interesul echipei. Se poate monta un Scrum Board, se pot lipi post-it-uri pe pereți, se poate scrie/desena/schița pe pereți/ferestre.
  • Echipa poate să-și creeze propria sub-cultură în interiorul culturii companiei. Să înjure, dacă simt nevoia și este acceptat de către toți membrii echipei. Să asculte death-metal, din nou, dacă este acceptat de către toți membrii echipei.

Vorbeam cu un HR Manager legat de acest setup pentru echipe Agile și îmi spunea că una din problemele din cauză cărora nu se încurajează acest tip de birou închis, este că management-ul simte că nu are niciun fel de control asupra a ceea ce se întâmplă în companie. În general, acest argument este un semn al unui management slab. Oferirea de încredere angajaților ar trebui să fie unul dintre principiile de bază al managementului în IT.

De asemenea, nu pot înțelege managerii ce oferă posibilitatea de “work from home” pentru n zile pe lună, însă simt nevoia de control fizic în acele 21-n zile când angajatul este efectiv la birou. Nu s-a stabilit deja că prin oferirea posibilității de “work from home”, compania este dispusă să ofere încredere angajaților săi?

În concluzie, spațiul de lucru trebuie adaptat la dorințele angajaților, nu invers. Cele mai importante resurse într-o companie de dezvoltare software sunt creativitatea, capacitatea de concentrare a angajaților și modul în care aceștia lucrează în echipă. Biroul fizic trebuie gândit în așa fel încât să se muleze după aceste lucruri.

Layout-ul biroului într-o firmă de dezvoltare software

Vrei să te anunţăm când scriem ceva nou?

Politica de confidențialitate